なんちゃってGTD日記(2)

GTDっぽいタスク管理をやってみた記録です。

なんちゃってGTD日記(2)

前回の記事はこちら。

https://makori.net/archives/244

始めてから10日が経過しました。

  • ToDoリストによるタスク管理
  • 日次レビュー
  • 週次レビュー

この3つの活動は、今のところ三日坊主にならずに続けています(週次レビューはまだ2回ですけど)。

その後の様子はこんな感じですよ、というお話しです。

ToDoリストで脳みそのリソースが解放できた

Todoistによるタスク管理は便利に使っています。

Todoist
これはWebブラウザでの表示(見せられないところは加工してあります)。

お陰様で、やるべき事を漏れなく片付けることが出来るようになってきました。

注意していることは下記の3点。

  • 毎朝の日次レビューでタスクをメンテナンス
  • 思いついたら即Todoistのタスクに登録
  • 仕事中、通勤時、自宅にいる時にこまめにチェック

まずは、毎日の朝に行っている日次レビューで、積み上がっているタスクを確認して、抜けているものがないかを確認します。
仕事のメールチェックをする中で新たにタスクが発生した場合は、ここで追加します。

次に、思いついた時にすぐにタスクを登録します。
すぐにタスクを登録する、というのがポイントで、なるべく早く楽になることです。
楽になる、というのは「脳みそのリソースを解放する」ということです。

GTDのねらいがなんとなく分かってきました。

あとは、仕事の合間にToDoリストを確認しながら、タスクを片付けていきます。
通勤時はスマホ、仕事中はWebブラウザ上に表示しておいて、すぐに確認できるようにしています。

タスクはなるべく細かくする、数が多くても問題ない

仕事でもプライベートでも、思いついたことをどんどんタスクに登録しているので、Todoistを使い始めた時よりもタスクがどんどん増えています。

また、タスクの作り方にも慣れてくると、タスクの粒度が小さくなってきました。そして粒度が小さいタスクは数が多くなるのです。
はじめは、積み残しのタスクがどんどん増えていくことに抵抗がありましたが、今では気にならなくなりました。

むしろ、粒度の小さいタスクは単純明快なので、ささっと片付けることが出来ます。

プライベートのタスクでは、ゴミ捨て、在庫が切れた日用品の買い出し、銀行からお金を引き落とす、財布の中身を整理する、等々、ついつい忘れてしまいがちなタスクを漏らさずに片付けることが出来るのは意外とありがたいです。

Todoistのタスクリストを見るだけでその日の行動予定、片付けるべきアイテムが分かる、という状態が出来上りつつあるのは、なかなか良い感じです。

締め切りを延ばせるものは、延ばす

たまにその日に設定したタスクを全て完了できないことがあります。
そういう時はあまり悩まずに次の日に締め切りを変更します。

夕方にタスクの完了状態を確認しますが、この状態で残っているタスクはクリティカルなものではない場合がほとんどですし。

そんな感じで、タスク管理はこなれてきました。

日次レビュー、週次レビューはまだ改善中

日次レビュー、週次レビューのフォーマットと運用方法については、もう少し工夫が必要かなと感じています。
レビューのフォーマットも、週次、月次で見直すようにTodoistにタスクを作り、レビュー時に見直すように設定しています。

日次レビュー

日次レビューには、ひとことコメントを残せるようにしているのですが、そこに何を書くのかがまだハッキリしていません。
3行日記のように書き方が定まってくると良いのかな、と考えています。

この辺りはもう少し工夫が必要かなと感じています。

週次レビュー

はじめは、月次の目標を元に毎週の目標を立てて、それが達成できたかどうかを確認する、という形で週次レビューのフォーマットを作りました。

しかしこれだと、良くありがちな「やろうと思っていたことが出来なかった!」という減点法の採点になりがちなので、加点法で振り返るフォーマットにしたいな、と考えています。

weekly_review
前回から週次のフォーマットを更新。

ということで、週の頭に目標は立てますが、途中で目標を差し替えても良いことにしました。
出来なそうなものはばっさり切り落として、さらに「今週出来たこと」を後から付け足すことで、加点重視の振り返りが出来ないかな、と考えています。

今月はこの形で運用してみようと思います。

つづく

だんだん慣れてくると、もう少し仕組み化をしてみたいな、と思うところも出てきました。

GTDの本を一冊買って読んでみようかな、と思っています。

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